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기술이 발전한 만큼 시간은 부족해졌다. 스마트폰과 인터넷이 발전하면서 언제 어디서든 메일을 주고받고, 통신을 할 수 있게 되었지만 아이러니하게 시간은 그만큼 부족해졌다. 지금은 지구상 그 어느 때보다 시간이 중요하다.
시간에 지배당할 것인가 지배할 것인가?
- 시간관리 전문가 -
성공적인 시간 관리의 토대
이 책은 다른 자기계발 서적과 많이 달랐다. 세계적으로 유명한 사람들의 특징, 일반인도 얼마든지 성공할 수 있다는 희망적인 메시지, 각종 통계 그래프와 논문 자료 등은 많이 나오지 않는다. 시간관리 전문가가 되기 위한 7일간의 프로세스를 통해 나의 현재 상태를 체크하고 부족한 부분을 파악할 수 있는 테스트가 많이 나온다.
생활이 편리해지고 기술이 발전한 만큼 나의 소중한 지중을 방해하는 요소가 늘어났고 같은 일에 더 많은 집중력이 필요하다. 집중하기도 쉽지 않은 시대가 된 것이다. 내 손안에 있는 스마트폰만 해도 24시간 내내 읽어달라고 아우성치고 있지 않은가... 이런 유혹을 뿌리치고 주어진 시간 동안 업무를 신속히 처리하여 칼퇴하고, 나를 위한 저녁을 즐기기 위한 7일 특훈을 정리하였다.
- 1일. 목표 설정 -
성공적인 시간 관리의 토대
항상 부족한 시간을 관리하는 목적은 '시간에 귀속되지 않고 주도적으로 시간을 사용하기 위해서'라고 생각한다. 직장에서 주변만 돌아봐도 하루 종일 회의만 하다가 업무시간이 다 가버리는 사람, 너무나 많은 업무에 치여서 제대로 쉬지도 못하는 사람, 자신이 아닌 업무를 위해 살아가는 듯한 사람 등을 보면서 시간을 잘 사용해야겠다는 다짐을 어렵지 않게 먹을 수 있는 것이 현실이다.
그러면 시간을 잘 관리하여 효과적으로 사용하는 사람은 그렇지 않은 사람과 무엇이 다른 것일까? 시간을 관리하기 위해서는 어떤 것을 보완해야 할까? 책에서는 대표적인 6가지 요령이 나온다. 이것만 잘 지키면 시간을 잘 관리하는 사람이라는 것인데, 인터넷이나 주변에서 종종 듣던 평범한 말이다. 시간을 잘 관리하는데 특별한 사람만 가능하다는 게 아니라 끈기와 의지가 중요하다고 강조하는 것 같다.
시간관리 요령 6가지
1. 우선순위 정하기, 2. 장단기 목표 설정하기, 3. 계획 세우기, 4. 정리하기, 5. 현실적인 마감일 정하기, 6. 위임하기
항상 바쁘게 일하지만 그 분주함이 과연 '양질의 분주함'인가? 쓸데없는 부분에 시간을 보내지 않았나? 시간 관리를 위한 1일차는 바로 '목표'이다. 무엇을 하려는지 정하는 것이 가장 우선이다. 목표 설정의 핵심은 자신이 시간을 들여 하고자 하는 일이 무엇인지 확실히 파악하는 것이다. 목표를 설정하면 방향을 잃지 않을 수 있다.
예전에 습관을 개선하기 위해 데일리 리포트를 작성한 적이 있다. 방법은 간단한데, 일정한 시간 단위로 내가 한 일을 솔직하게 적는 것으로 아침에 일어나서 저녁에 잠들기 전까지 매시간별 나의 행동을 기록하는 것이다. 무척이나 귀찮은 일이었지만 한 달 정도 진행하니 생각보다 많은 시간을 딴짓으로 낭비하고 있다는 것을 깨달을 수 있었다. 그 이후부터는 딴짓을 하려고 할 때마다 '이러면 안 돼!'하고 다시 중요한 일에 집중하는 습관을 들일 수 있었다. 책에서도 같은 조언이 나오는데 한번 진행해보면 무척 도움이 될 것이다.
- 2일. 장애물 제거 -
5대 악재와 8대 위험 요인
저자는 시관관리 전문가로 전 세계를 돌아다니면서 시간 관리 내용을 강의한다고 한다. 나라별, 인종별, 나이별, 직업별 다양한 사람들을 만나면서 연구하고 조사할 텐데, 많은 사람들이 시간관리를 제대로 하지 못하는 원인을 꼽은 것이 바로 "5대 악재와 8대 위험 요인"이다.
시간 관리의 5대 악재
1. 미루기, 2. 완벽주의, 3. 부실한 계획, 4. 완급 조절 실패, 5. 마음의 고통
시간관리의 가장 큰 적은 '미루기'라고 강조한다. 많은 사람들이 정말 다양하고 다채로운 이유와 변명과 핑계를 든다는 것이다. 책에는 이에 대한 실험도 나온다. 2007년 뉴저지주 프린스턴 소재의 캐러밴 여론조사기관에서 판매업과 사무직 근로자 설문조사 결과 무려 31%의 사람들이 미루기를 시관관리의 최대 장애물로 꼽은 것이다. 미루기는 전 세계적인 문제임을 알게 된 순간이었다.
그러면 미루는 문제를 어떻게 해결할 수 있을까? 여러 방법이 있겠지만 '최우선 목표'를 잡으라는 말이 무척 맘에 들었다. 예전에 무척이나 바쁜 업무에 시도 때도 없이 몰아치는 회의, 자기계발의 압박에 치여 하루 종일 열심히 일했지만 내가 무엇을 했는지 기억도 나지 않고 피곤만 가득 않고 밤늦게 퇴근하였었다. 이렇게는 안되겠다 싶어 2달쯤 전부터 하루 업무를 시작하기 전에 포스트잇에 오늘 하루 동안 할 일을 적어 붙이기 시작했다. 우선 처리할 일, 그다음 중요한 일, 중요하진 않지만 해야 할 일, 시간이 남으면 할 일 식으로 정리하였다.
처음에는 별 효과도 없고, 안 하던걸 갑자기 하려니 어색하기도 하고, 효과도 없었다. 하지만 한 주, 한 달이 지나자 조금씩 변화가 느껴졌다. 예전에 그렇게 많아 보였던 업무도 막상 적어보니 그렇게 많지 않았고, 중복되는 업무도 많았으며 무엇보다 어떻게 손을 대야 할지 엄두도 나지 않던 바쁜 스케줄이 정리가 되고 업무에 순서를 정할 수 있게 되었다. 이런 과정을 통해 미루기를 많이 극복할 수 있었는데, 이런 조그마한 계획도 시간관리에 무척 유용하다는 것을 체감할 수 있었다.
시간 관리에 걸림돌이 되는 8대 요소
1. 목표 과소평가, 2. 목표 과대평가, 3. 실패에 대한 두려움, 4. 성공에 대한 두려움, 5. 자존감 부족, 6. 어수선함, 7. 따분함
시간관리의 5대 장애물에 이어 시간관리의 8가지의 걸림돌도 나온다. 목표를 과소평가하는 것도, 과대평가하는 것도 시간관리에 방해되고, 심지어 미리 실패했을 때와 성공했을 때를 걱정하는 것도 마찬가지라고 한다. 그런데 나는 자존감 부족이 가장 걸림돌 중에서 가장 큰 돌이라고 생각한다. 다른 요소들이 단순히 걸음에 방해되는 걸림돌이라면 부족한 자신감은 나를 넘어뜨려고 작정한 뾰족한 돌부리쯤 된다.
가장 필요하다고 느끼면서 가장 지켜지지 않는 부분이다. 성격도 소심하고 잔실수가 많은 탓에 많이 혼나면서 자존감이 많이 낮아졌다. 그래서 내가 한 작업이지만 확신을 가지기 어렵고, 내가 세운 계획이지만 자신 있게 이것이 맞다고 말하기도 어렵다. 하지만 자존감이 낮으면 결국 남한테 휘둘리게 된다. 석가모니는 자신을 등불로 삼으라 했고, 니체는 신은 죽었다며 인간의 자주성과 의지를 강조했다. 나를 위해서라도 내가 나를 믿어야 무슨 일이든 할 수 있는 것이다. 왠지 자존감과 자신감만 가져도 시간관리의 장애물을 다 극복할 수 있을 듯하다.
자신을 믿지 못하고 자신이 세운 목표의 가지를 믿지 못하는 사람은 다른 모든 것을 자기보다 우선시하기 쉽다.
- 3일. 업무 기술 -
액션 시스템
경쟁은 과연 언제부터 시작되었을까? 과연 '우리'를 언제부터 '나와 너'로 인식하였을까? 아마 먼 조상님이 서로 협동하여 매머드를 잡을 때도 서로 더 많은 고기와 영토를 차지하기 경쟁했을지도 모른다. 경쟁은 언제부터 시작하였는지 모르지만 확실한 것은 시간이 지날수록 경쟁은 점점 더 치열해져 왔다는 것이다. 경쟁에서 살아남기 위해 계속해서 수익원을 만들고 꾸준히 상품을 늘리고 더 많은 고객을 유치해야 하는 시대가 되었다. 그래서 생산성을 촉진하기 위해 6단계의 액션 시스템이 필요하다.
액션 시스템은 결과 지향적인 관점에서 지금 해야 할 일을 파악해서 최소한의 시간으로 최고의 결과를 얻기 위한 수단이다. 결과의 핵심은 속도와 품질이다.
1. 파악 : 지금 할 일이 무엇인가?
시간 관리 전문자인 저자는 지금 내가 해야 할 일이 무엇인지, 그리고 정말 내가 해야 하는 일이 맞는지부터 물어본다. 새로운 기술로 대체할 수 있는 것인지, 최신 트렌드에 맞는 것인지, 꼭 필요한 일인지 등을 고민하는 것이다. 그래서 정말 꼭 해야만 하는 일로 정해진다면 그다음 자료를 조사하기 시작하는 것이다.
2. 통제 : 자신의 행동을 통제한다.
목표와 할 일이 정해졌으면 그다음은 나를 돌아보며 앞에 있던 시간관리의 장애물을 제거하기 위해 자신을 통제한다. 그 일을 하고 있을 때 다른 일이 들오면 거절하거나, 최대한 빠르게 수습하여 현재 하는 일에 최대한 집중할 수 있는 환경을 만들자. 맞는 말이지만, 딴짓 한 번도 안 하고 온전히 업무에 집중하기가 쉽지 않다. 최적으로 일할 수 있도록 쉬는 시간을 조절하고, 업무 중에는 핸드폰을 멀리만 해도 좋은 환경이 만들어질 것이다.
3. 목표물 : 집중하자!
오늘 처리해야 할 일, 혹은 프로젝트의 할당량, 주어진 목표치 등을 파악했다면 다른 일을 하지 말고 최대한 목표에 집중하자. 시간관리 초보자한테는 멀티프로세싱은 금물이다.
4. 혁신 : 새로운 아이디어.
사람은 생각하고 적응하는 능력이 있다. 나의 능력을 최대한 살리는 것이 중요하다. 일을 하고 그냥 끝내버리면 발전하기 어렵다. 현재 상황에서 더 효과적인 방법, 새로운 아이디어, 시험해보고 싶은 것들을 생각해보자. 생산성을 높이는 핵심은 바로 혁신이다.
5. 정리 : 범주화.
정리만 잘 해도 업무 효율이 올라간다. 비슷한 작업을 하나로 묶고, 데이터들도 각각 구분하여 정리하자.
6. 지금 : 미루지 말라!
액션 시스템의 가장 핵심이다. 미루지 말고 지금 당장 시작해야 성공의 계단을 오를 수 있다.
자기계발에서 나올 법한 성공이나 대박의 비법은 막상 알고 보면 뻔한 것이 많은 듯하다. 좋은 습관을 들여라, 꾸준히 노력하라, 책을 많이 읽어라, 베풀어라 같이 말이다. 그런데, 어디서 읽었는지 정확히는 기억나지 않지만 '성공은 그 뻔한 것을 얼마나 잘 하느냐'에 달려있다고 하였다. 아직 목표를 정하지 않았다 해도 지금 당장 청소라도 시작한다면 그게 성공적인 인생의 시작이 될 수 있다. 이 저자도 당장 시작하라고 응원하고 있다.
이와는 반대로 정반대의 고민을 하는 경우도 있다. 바로 너무 많은 일을 하는 사람이다. 저자는 관리가 불가능한 수준을 넘어가면 과다 작업으로 분류하는데 나한테 꼭 맞는 이야기다. 일 자체가 많은 것은 아닌데, 어떻게 처리하고 어떻게 우선순위를 정할지 항상 고민하기 때문에 제대로 관리하기 힘들다.
이런 문제를 해결하기 위한 다양한 방법을 소개하지만, 나는 그중에 한 가지로 '일을 확실히 구별하라'라는 방법이 가장 공감되었다. 업무를 왜 하는지 목적을 확실히 파악하고, 비슷한 일은 하나로 묶어서 구분하니 일이 한결 수월해지는 것을 직접 체험했기 때문이다. 열심히 일했지만 무엇을 했는지 기억이 나지 않을 때, 잠시 마음을 가라앉히고 10분 정도만 내가 지금 무엇을 해야 하는지, 중복되는 업무는 없는지 천천히 생각해본다면, 그 10분으로 퇴근시간을 1시간 정도 앞당길 수 있었다.
- 4일. 정리의 힘 -
업무 공간 정돈과 서류 관리
늦게까지 야근을 할 때면 극소수의 사람만 남아있는 경우가 있다. 잠시 바람을 쐬러 창가로 갈 때면 자연히 다른 사람들의 책상이 눈에 들어오는데, 각자의 개성에 따라 책상 인테리어도 정말 다양한 것이 마치 다양한 디자인의 건물을 보는 듯하다.
그렇다고 해도 누구나 업무 공간에 약간의 재량권을 발휘할 수 있다.
적어도 책상은 뜻대로 정돈할 수 있을 것이다.
4일차의 주제는 바로 책상 정리이다. 버리는 것에 대한 미련, 버릴까 말까 고민하는 버릇, 축적과 수집의 욕구를 과감히 버리고 책상을 생산성을 향상시킬 수 있는 공간으로 만들어야 한다. 개인마다 책상을 정리하는 방법, 이상적인 환경은 제각각일 수 있다. 물론 산더미같이 쌓인 문서들 속에서도 업무를 잘 하는 사람도 있을 수 있다. 하지만 많은 사람들을 연구하고 상담한 저자는 일반적으로 라벨지와 서류철을 활용하면 좋다고 한다. 필요하지 않은 문서를 버리고 필요한 문서들은 라벨지로 잘 구분하고 서류철이나 수납함에 깔끔하게 보관하는 방법이다.
- 5일. 업무 수단 -
커뮤니케이션 툴 활용법
시간은 금이다. 업무에서 필수로 사용하는 전화와 메일만 효과적으로 사용해도 생가보다 많은 시간을 아낄 수 있다고 한다. 영화 [행복을 찾아서]의 주인공 크리스 가드너는 증권사에 무급으로 들어가 훗날 수백만 달러의 부자가 되었다. 그 비결 중 하나가 다름 아닌 전화였는데, 더 많은 고객한테 전화를 걸기 위해 수화기를 내려놓지 않고 바로 전화를 걸면 하루에 8분, 일주일에 약 1시간을 절약할 수 있다는 것을 알아낸 것이다. 이 8분의 마법 덕분에 주인공은 부자가 될 수 있는 비법 하나를 손에 넣었다.
앨버트 메라비언 박사의 연구결과, 사람들의 커뮤니케이션의 비율을 보면 얼굴이 55%, 성량과 어조가 38%를 차지한다고 한다. 직접 만나서 얼굴을 보면서 대화하는 것 다음으로 전화는 효과적이고 강력한 커뮤니케이션 수단이라고 할 수 있다. 전화예절이야 누구나 알고 있을 만큼 기본적인 것으로 생각할 수 있지만, 한 번쯤 체크해보는 것은 어떻까? 책에는 전화를 잘 하고 있는지 테스트할 수 있는 문항과 좋은 문구들이 나와있으니 참고해보면 좋을 듯하다.
그리고 전화할 때 한 가지 팁을 소개하는데, 바로 소개인이다. 모르는 사람이나 처음 연락을 할 때 다른 사람을 통해 'A의 소개로 연락드린 B입니다' 식으로 소개하는 것이다. 그냥 자기만 소개하는 것보다는 아는 사람을 통해 소개받은 만큼 신뢰를 쌓기 더 쉽다고 한다.
업무에서 사용하는 커뮤니케이션 툴은 전화만 있는 게 아니다. 대표적으로 메일도 있을 수 있고, 메신저를 사용할 수 있고, 업무별로 제각각의 툴을 사용할 수도 있다. 저자는 이런 툴을 효과적으로 사용하면 업무 시간을 더 효율적으로 사용할 수 있음을 강조한다. 이런 커뮤니케이션에 낭비하는 시간은 없는지, 제대로 사용하고 있는지, 더 효과적으로 다룰 수 있을지 등에 대한 자세한 설명과 문항이 나와있다. 한번 읽어만 보아도 곤란한 전화나 메일을 처리하는 데 도움이 될 것이다.
- 6일. 집중하는 시간의 기적 -
변화, 주의산만증, 마감일에 대처하기
'계란이 먼저냐? 닭이 먼저냐?'라는 무엇인 원인이고 무엇이 결과인지 고민일 때 사용하는 말이다. 마찬가지로 내가 변화하려면 생각이 바뀌는 것이 먼저일까? 행동이 바뀌는 것이 먼저일까? 아님 생각과 행동 중 어느 것을 바꾸는 게 더 효과적일까?
저자는 둘 다 중요하다고 한다. 항상 시작 전에 계획을 하고 위험 요인을 분석하여 철저히 대비하여도 업무는 계획대로 흘러가지 않는다. 어쩔 수 없이 방향을 변경해야 할 때도 있고, 회의만 하다가 일을 하나도 못 해 다음날 업무를 몰아서 처리해야 할 때도 있다. 생각과 행동을 바꾸는 것은 나의 시관관리를 위해서이다. 그리고 그 시간관리를 위해서는 우선 집중해야 한다. 너무 많은 일에 치여 집중하지 못하면 산만해지고, 일을 제대로 끝내지 못하고, 귀중한 시간을 낭비하게 된다.
스냅 코너 PR의 창업가 셰릴 코너는 [여전히 만연한 전염병, 업무 중 시간 낭비]에서 얼마나 많은 시간이 낭비되고 있는지 조사하였는데, 응답자 750명 중 89%가 직장에서 시간을 낭비하고 있다는 충격적인 결과가 나왔다. 하루에 최소 30분(31%)에서 최대 5시간(2%)까지 낭비하고 있다고 하니, 집중이 얼마나 중요한지 알 수 있다.
집중력을 향상시키기 위해 생각과 행동이 달라져야 한다. 행동으로는 최대한 방해받지 않는 공간을 만들거나 이동하기, 할 일 목록을 만들기, 방해요소를 제거하거나 줄이기 등 일반적으로 수월히 할 수 있는 것들이다. 저자는 몰입감에 익숙해지라고 조언한다. 그런데 이게 무척이나 어렵다. 좋아하는 일을 하고 있을 때는 무척이나 즐겁지만, 하기 싫은 일에는 이런 몰입감을 느끼기가 쉽지 않을뿐더러, 열심히 해도 성과가 없다면 되려 실망하기 때문이다.
그럼에도 불구하고 성공하는 사람, 좋아서 새벽까지 열일하는 사람, 좋은 성과를 내는 사람은 엄연히 있다. 책에서 얘기하는 것은 마치 상상 속의 동물처럼 추상적인 것이 아니다. 누구나 시간관리를 배울 수 있다고 하였다. 과연 내가 몰입감을 느껴본 적이 언제였던가 싶지만 몰입한다는 것은 불가능한 게 아니다. 주변에 집중을 잘 하는 사람이나 자기 업무에 열정을 가지고 일하는 사람을 한번 잘 관찰해보자. 나는 일하기 싫고 자기계발도 귀찮을 때 동기부여 영상을 보거나, 열심히 노력하는 사람을 보며 자극을 받는다.
책에는 이런 집중력을 높이는 데 도움이 되는 몇 가지 기술이 나온다. 개인적으로 제일 마음에 들었던 부분이며 해당 내용을 제대로 활용할 수 있도록 노력해야겠다는 생각이 들었다.
1. 기억력 향상 방법
기억력이 좋으면 업무할 때 무척이나 수월하다. 그런데 나는 기억력이 좋지 않아 봤던 것도 보고 또 보고, 항상 메모해놓고 다니는 편이다. 그래서 회의 내용을 외우거나, 고객 전화번호를 기억하는 사람을 보면 무척이나 부러웠다. 책에서는 기억력 향상에 대한 몇 가지 방법이 나오는데 그중에 연상기억법이 맘에 들었다. 뭔가 새로운 것을 외울 때는 나한테 익숙한 것을 연관시키면 더 효과적으로 기억할 수 있다는 것이다. 어떤 일의 프로세스를 외울 때, 내가 좋아하는 캐릭터나 친숙한 물건이 해당 과정에 해당하는 행동을 머릿속으로 그려본다면 더 쉽게 기억할 수 있을 것이다.
2. 속독
업무를 하다 보면 무척이나 읽을 것이 많다. 인터넷에서 찾은 논문, 새로 업데이트된 매뉴얼, 사업에 도움이 되는 기사, 오늘의 주요 사항, 수백 장 분량의 제안서 등등 산더미 같은 문서들을 보고 있으면, 내가 원하는 정보를 추리고 정리할 수 있는 기술이 정말 중요하다는 것을 느낄 수 있다. 이럴 때 독서 프로그램을 운영하는 애비 마크스 빌의 '미리 보기' 기술이 도움이 된다고 한다.
나는 글 읽는 것을 싫어했지만 지금 가르치고 있는 기술을 터득하고 눈이 번쩍 뜨였다. 좋은 정보를 이렇게 빠르고 간편하게 확보할 수 있다니!
- 애비 마크스 빌
미리 보기라는 기술은 문장이 대부분 서론, 본론, 결론의 구조를 가지기 때문에 서론만 읽고 나머지는 첫 문장만 쭉 훑어도 전반적인 내용을 알 수 있다는 것이다. 하나하나 꼼꼼히 읽으면 내용도 보다 정확하게 이해할 수 있고 의도를 보다 정확히 파악할 수 있겠지만 무척이나 오랜 시간이 거리기 마련이다. 속독을 하면 이해는 그보다는 떨어지지만 이 문서가 중요한지 아닌지 빠르게 판단하여 나의 시간을 아낄 수 있을 것이다.
감사하게도 Wooho Jung라는 분이 해당 책을 번역하여 정리해놓은 자료가 있다. 이런 기술이 있다고 자연스럽게 속독 기술이 생기는 것은 아니지만, 많은 글을 보면서 속독의 기술의 의식하면서 노력하면 나도 문서 읽고 자료 조사하는 데 시간을 많이 아낄 수 있을 것이다.
- [Book Review] 10 Days to Faster Reading : https://medium.com/@woohojung/book-review-10-days-to-faster-reading-42f16cc07c9a
3. 마감일 : 분석력, 판단력, 의지력
세상에는 혼자서 할 수 있는 일은 없다. 어떤 일을 하든 다른 사람들과 협업을 하거나 관계가 생기기 마련이다. 그러니 자연스럽게 마감일을 정하게 된다. 그런데 문제는 이 마감일이 현실적이지 않다는 것이다. 저자는 현실적이고 적당한 마감일을 정하기 위해서 분석력, 판단력, 의지력을 꼽았다.
분석력 : 비슷한 일을 하는데 어느 정도의 시간이 걸렸는지 파악한다.
판단력 : 분석 결과를 통해 업무를 완수하는데 필요한 시간과 요건을 예측한다.
의지력 : 정한 마감일을 지키고자 하는 노력이 필요하다.
과연 내가 하고 있는 일의 마감일은 적정한가? 항상 촉박한 마감기한에 시달려 고생하고 있으며, 여러 가지 일이 동시에 진행되어 마감일에 쫓겨 하루하루 급박하게 업무를 처리하기 일쑤이다. 더구나 마감일을 직접 정할 수도 없다. 이런 생각을 하니 부족한 시간 안에 많은 일을 완수하기 위해 시간관리가 더욱더 중요하게 느껴진다.
더 이상 일에 끌려다니기 싫다. 그래서 한번 주어진 일을 쭉 나열해보고, 각각의 마감기한을 스스로 정해보았다. 언제까지 무슨 일 끝내고 이어서 다른 작업을 진행하되, 중복되는 부분은 병행하면서 다음 달 며칠까지 끝낸다는 식으로 말이다. 그리고 스스로 중간평가를 하면서 업무를 잘 하고 있는지 체크해보았다.
그래도 밀리는 일은 계속 밀리고 급한 일들은 여기저기서 막 터지는 것은 여전하지만, 이런 확인 과정을 거치면서 당황하고 어찌할지 몰라 방황하는 일이 거의 없어졌다. 덕분에 예전보다 업무 집중도와 효율도 올라갔다.
- 7일. 일과 삶의 균형 -
관계 맺기와 일중독
회사일을 하거나, 저녁에 취미생활을 하다 보면 당연히 다른 사람들과 같이 관계를 맺게 된다. 회사에는 팀장님이나 부장님이라도 다른 모임에서는 친구사이 일 수도 있다. 더구나 이제는 평생고용이 없어지고 있는 만큼 시간관리를 위해서만이 아닌 나의 평판을 위해, 더 좋은 이직을 위해서라도 좋은 인간관계는 중요하다고 강조한다. 나는 인간관계를 위해 얼마나의 시간을 내고 있었나?
관계맺기를 방법으로 '지금 이 순간에 집중하기'가 있다. 과거의 경험이나 부정적인 감정이 현재에 영향을 미쳐 방해할 수 있다. 그래서 권위에 과도하게 집착하거나, 주변 사람이 주는 조언이나 피드백을 부정적으로 받아들이고, 문제가 될까 봐 두려워 거절을 못 하는 등의 반응이 나온다는 것이다.
이걸 보고 나와 비슷한 증상이라고 생각되어 무척 놀라웠다. 소심한 성격, 부족한 결단력, 막연한 두려움 등으로 정확하게 Yes와 No를 말하기 어렵다. 그래서 업무가 능력 이상으로 과도하게 쌓이고나서야 왜 그랬을까 후회한 적이 한두번이 아니다. 과거에 의해 현재가 결정되어 버린다면 나의 선택은 의미가 없다. 자신감을 가지고 현재 이 순간의 나의 생각과 의지에 힘을 실어주어야겠다.
일과 삶을 균형을 파괴하는 가장 큰 주범은 바로 '일 중독'이다. 더구나 자기 스스로 몸과 마음을 망치는 것은 물론, 다른 사람들과도 멀어지게 된다. 저자는 그런 일 중독은 대부분 시간관리 능력이 없기 때문이라고 한다.
일 중독은 이 책에 소개된 시간관리 전략으로 극복할 수 있다. 대부분의 일 중독자는 사실 시간 관리 능력이 형편없기 때문이다.
1. 1시간 일찍 일어난다. 단, 수면시간이 부족하지 않도록 주의해야 한다.
2. 통화한 시간을 기록하여 중요하지 않은 전화에 쓰는 시간을 줄인다.
3. 속독법을 익힌다.
4. 업무에 우선순위를 부여하고, 우선순위가 급한 일을 우선적으로 처리한다.
책에 나오는 '일주일을 8일로 만드는 방법'중 마음에 드는 부분을 꼽아보았다. 첫 번째 아침에 일찍 일어나는 것은 엄청 뻔한 말이지만 실행에 옮기는 것은 무척이나 어렵다. 아침에 1시간은 커녕, 10분만 일찍 일어나도 아침부터 피곤함이 느껴진다. 하지만 아침에 일찍 일어나 확보한 1시간은 내 인생을 바꿀 수 있는 핵심키가 될 수 있다. 아침에 일어나 중요한 일을 먼저 처리하면 집중력이 떨어지는 오후에는 보다 수월히 업무를 처리할 수 있다.
그리고 나머지 2,3,4번은 내가 꼭 습관으로 들이고 싶은 방법이다. 은근히 광고성 전화, 시도 때도 없이 울리는 알람, 중요도가 낮은 문자 등에 시간을 은근히 많이 뺐았기는데, 이렇게 낭비한 시간을 기록하여 정확하게 파악하고 싶다. 그리고 속독법을 연습하여 문서 읽기나 자료조사에 드는 시간을 줄이고 싶다. 그리고 항상 과도하게 쌓인 업무를 처리하기 이해 우선순위 배분은 필수인 만큼, 나의 역량을 제대로 파악해서 현실적인 마감일을 정하고, 우선순위에 맞추어 일을 마무리할 수 있도록 꾸준히 노력하고 있다.
지금까지 시간별로 기록해 놓은 일지를 보자. 언제 가장 많은 일을 처리하는지, 언제 에너지가 떨어져 집중하기가 어려운지 보이는가? 에너지 수준에 맞춰 수행하는 작업의 종류를 적절히 조정하는 것도 중요하다.
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